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Wie kann man online am sichersten vertrauliche Dateien teilen?

Wenn wir über vertrauliche Dateien reden oder darüber nachdenken diese zu teilen, kann man leicht davon ausgehen, dass es sich hierbei um Arbeitsdokumente oder Selfies handelt, die nicht jeder sehen soll. Die Wahrheit ist aber, dass die Art der zu teilenden Dateien, erheblich variieren kann.

Vielleicht möchten Sie ja lediglich einen Vertrag zur Unterzeichnung an Ihren Kunden senden, anstatt ihn per Mail zu verschicken. In anderen Fällen, haben Sie möglicherweise eine große Anlage, die Sie mit Ihren Partnern teilen möchten.

Ein anderes Beispiel wäre das Teilen von Urlaubsbildern mit Ihrer Familie und Freunden.

 

Verwenden Sie keine öffentlichen Dropbox-Links zum Teilen 

Ihr erster Instinkt könnte sein, einen kostenlosen Dropbox Account zu nutzen, um Ihrem Kunden einen öffentlichen Link zu senden. Man nimmt erstmal an, dass nur die Person Zugriff auf den Inhalt hat, mit der Sie den Link auch teilen. Allerdings kann der Link öffentlich von Ihrem Kunden geteilt werden und kann noch schlimmer, auf irgendeine Art und Weise online gehen und von Fremden aufgerufen werden.

Die gilt auch für die Familienurlaubsbilder, die Sie mit Ihrem Cousin teilen wollen. Sie wollen doch nicht die Bilder mit dem Rest der Welt teilen, oder?

 

Sichere Dateiübertragung

Das Internet vereinfacht das Teilen von Inhalten extrem. Mittlerweile wurde der Punkt erreicht, an dem es eigentlich schon zu einfach ist. Aus diesem Grund suchen Unternehmen nach Lösungen, mit denen Sie Ihre vertrauliche Dateien online speichern können, ohne sich um Ihre Privatsphäre sorgen zu müssen.

Beim Teilen sensibler Inhalte mit einem Ihrer Partner oder Kollegen, sei es ein Bild oder eine vertrauliche PDF-Datei, sollten Sie vorsichtig vorgehen. Versuchen Sie eine Cloud-Lösung oder einen Dateiübertragungsdienst zu wählen, der Ihnen Tools zur Kontrolle zur Verfügung stellt. Sie sollen wissen, was mit diesen Dateien passiert.

 

Dateien während Projekten online freigeben

Wenn Sie in einem Büro arbeiten sind die Chancen hoch, dass Sie sich wahrscheinlich mit kurz- und langfristigen Projekten beschäftigen. Zusammenarbeit ist der Schlüssel und wir sehen oft, dass verschiedene Abteilungen gemeinsam an einem Dokument arbeiten, um Zeit zu sparen.

Bei Kurzzeitprojekten müssen Sie sensible Dokumente möglicherweise mit Personen außerhalb ihrer Abteilung oder des Unternehmens austauschen. Für diese temporären Situationen ist die Nutzung der gesicherten Freigabe der Leitz Cloud der beste Weg, um Ihre vertraulichen Dokumente zu schützen.

Durch das Erstellen eines Gastbenutzers muss die Person, mit der Sie Inhalte teilen, sich vor dem Zugriff auf die Inhalte erst anmelden. Auf dieser Weise können Sie Downloads und Uploads verfolgen und ein Ablaufdatum des Links festlegen.

Sie werden immer den Überblick behalten, was mit Ihrem Ordner passiert und haben die Möglichkeit die Freigabe schnell wieder aufheben zu können.

 

Online mit Ihrem Team zusammenarbeiten

Um Ihrem Team konstanten Zugriff auf Dokumente zu ermöglichen, um gemeinsam in demselben Ordner arbeiten zu können, können Sie dazu TeamShares erstellen. Diese Ordner synchronisieren nahtlos alle Inhalte zwischen Ihrem Gerät und Ihrem Team. TeamShares können besonders nützlich sein, wenn Ihr Team konstanten Zugriff auf Unternehmensressourcen benötigt.

Der Umgang mit vertraulichen Dokumenten während längerfristiger Projekte ist ebenfalls möglich. In der Rolle des Managers können Sie auswählen, welche Nutzer auf bestimmte Ordner zugreifen und wie sie darauf zugreifen können.

Wenn Sie fürchten, dass Ihre Mitarbeiter wichtige Dokumente mit nach Hause nehmen könnten, können Sie einstellen, dass diese nur Zugriff über den Computer im Büro haben.

Unabhängig von der Situation sollten Sie in der Lage sein zu sehen, was mit Ihren sensiblen Dokumenten, Fotos, Videos oder Verträge passiert. Mit den richtigen Tools können Sie sicherstellen, dass Ihre Dokumente sicher und Ihre Familienfotos privat bleiben.